Obowiązkiem każdego pracodawcy jest przekazanie pracownikom i zleceniobiorcom rocznego podsumowania dochodu oraz wysokości odprowadzonej do urzędu skarbowego zaliczki na podatek dochodowy. Informacje te są ujęte w PIT-11. Organy podatkowe oraz sądy zezwalają na przekazywanie tego rodzaju dokumentacji drogą elektroniczną.
Tradycyjnie druki PIT-11 są przekazywane pracownikom i zleceniobiorcom w formie papierowej bezpośrednio lub za pośrednictwem tradycyjnej poczty. Pewne problemy operacyjne mogą się pojawić, gdy firma zatrudnia wielu pracowników na terenie całego kraju. Im więcej druków do przygotowania i wysłania, tym więcej czasu potrzeba na przeprowadzenie całego procesu. Doręczenie wszystkim osobom listów poleconych z wydrukowanymi i ręcznie podpisanymi dokumentami jest czasochłonne i kosztowne.
Jak prawidłowo przesłać PIT-11 mailem
Ustawa o PIT nie precyzuje sposobu przekazywania informacji PIT-11. Określa jedynie termin jej przesłania i podaje wzór dokumentu. Aby zatem prawidłowo przesłać pracownikom i zleceniobiorcom roczne podsumowanie dochodów, należy przesłać plik:
- w formie nieedytowalnej,
- zgodny ze wzorem zawartym w ustawie,
- opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym, aby można było jednoznacznie określić, kto wystawił deklarację.
Warto zadbać również o potwierdzenie przez adresata odbioru dokumentu, bowiem to pracodawca w razie potrzeby musi udowodnić, że dostarczył w terminie informację podatnikowi. W przypadku wykorzystania poczty elektronicznej może to być np. potwierdzenie transmisji danych lub wygenerowany raport o dostarczeniu wiadomości. Istotne jest, aby pracodawca posiadał potwierdzenie doręczenia, a nie jedynie informację o dokonanej wysyłce wiadomości e-mail z deklaracją.
Dobrą praktyką, choć nieobowiązkową, jest uzyskanie od pracowników pisemnej zgody na otrzymywanie PIT-11 drogą elektroniczną. Zgoda powinna zawierać aktualny adres mailowy pracownika lub zleceniobiorcy, co pozwoli uniknąć problemów wynikających z przesłania deklaracji na niewłaściwy adres. Jednocześnie, zgodnie z wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi, przesłanie informacji PIT-11 na adres mailowy eliminuje konieczność dostarczenia jej w formie papierowej.
