Od 1 stycznia 2019 r. akta osobowe pracownika będą składać się z 4 części (obecnie wyróżniamy 3 części). Jakie dokumenty powinny znaleźć się w poszczególnych częściach akt osobowych? Jak przechowywać te dokumenty po zmianach?
W myśl projektu, od 1 stycznia 2019 r. akta osobowe pracownika będą składać się z 4 części (obecnie wyróżniamy 3 części), tj. część A, część B, część C, część D.
Część A akt osobowych
W części A powinny znaleźć się oświadczenia lub dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie oraz skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich z poprzednich okresów zatrudnienia.
Część B akt osobowych
Część B dotyczy oświadczeń lub dokumentów dotyczących nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:
a) oświadczenia lub dokumenty, obejmujące dane osobowe, o których mowa w art. 22′ § 3 lub 4 oraz art. 22 (1a) § 1 lub art. 22 (1b) § 1 Kodeksu pracy,
b) umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej – potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków,
c) zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę,
d) dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz. U. z 2017 r. poz. 664 oraz z 2018 poz. 138),
e) potwierdzenie zapoznania się przez pracownika:
– z treścią regulaminu pracy albo obwieszczenia,
– z informacjami o warunkach zatrudnienia oraz o zmianie warunków zatrudnienia,
– z dodatkowymi informacjami o warunkach zatrudnienia oraz o zmianie tych warunków zatrudnienia,
– z informacją o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu,
– z informacją o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami,
– z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy,
– z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji,
f) potwierdzenie otrzymania przez przedstawiciela ustawowego pracownika młodocianego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami,
g) zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
h) oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie,
i) dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się,
j) dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych,
k) dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia,
l) dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego,
m) dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu,
n) dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego,
o) dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat,
p) oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem,
r) dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego,
s) dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego obejmujące:
– wniosek pracownika o udzielenie urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim, urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopie rodzicielskim oraz urlopie ojcowskim,
– wniosek pracownika o przesunięcie terminu urlopu,
t) skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące:
– wstępnych badań lekarskich,
– okresowych i kontrolnych badań lekarskich,
u) umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,
w) wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,
z) dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania,
za) dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy,
zb) wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
zc) pisemne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych.
Część C akt osobowych
W tej części mają znaleźć się dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu (obowiązujące przepisy nakładają na pracodawcę obowiązek usunięcia z akt osobowych zawiadomienia o nałożeniu na pracownika kary porządkowej po roku nienagannej pracy).
Część D akt osobowych
W części D powinny znaleźć się oświadczenia i dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym:
a) oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę,
b) wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy,
c) dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
d) kopię wydanego świadectwa pracy,
e) potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
f) umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,
g) skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających.
Podobnie jak część B, katalog dokumentów i oświadczeń jest otwarty.
Żródło art: https://kadry.infor.pl/
