Krajowy System
e-Faktur
(Symfonia KSeF)

WAŻNE: Od stycznia 2022 roku możesz skorzystać z KSeF dobrowolnie, natomiast w 2024 roku KSeF stanie się rozwiązaniem obligatoryjnym

Kto korzysta z KSeF: 

• Przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT,
• Przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT
• Podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.

Symfonia KSeF to kompleksowe rozwiązanie do zarządzania dokumentami elektronicznymi, jakie daje korzyści: 

• Wygoda użycia- e-Faktury wystawiane są według jednego wzorca, co upraszcza wymianę dokumentów między podatnikami oraz Ministerstwem Finansów.
• Szybki zwrot VAT – Podatnicy wystawiający w 100% faktury ustrukturyzowane w okresie przejściowym, otrzymają zwrot VAT o 20 dni szybciej (w ciągu 40, a nie 60 dni jak dotychczas).
• Pewność dostarczenia faktury – Dzięki działaniu za pośrednictwem bazy Ministerstwa Finansów, podatnik ma pewność, że faktura trafiła do kontrahenta.
• Dodatkowe informacje – Za pośrednictwem aplikacji Symfonii KSeF możliwe jest pobieranie dodatkowych informacji z ministerialnego KSeF (status, numer identyfikacyjny, UPO).
• Uwierzytelnione logowanie do systemu KSeF – Symfonia KSeF umożliwia autoryzację użytkowników w ministerialnym KSeF.
• Bezpieczne archiwum – Symfonia KSeF pozwala na przechowywanie informacji przekazywanych do ministerialnego KSeF
• Mniej danych do przesłania – Podatnik wystawiający faktury ustrukturyzowane nie musi przesyłać na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA).

Jakie są koszta:

	Symfonia KSeF	Symfonia KSeF	Symfonia KSeF	Symfonia KSeF
Pakiet eDokumentów	1 000	5 000	10 000	25 000
Lub przestrzeni	10GB	15GB	50GB	75GB
Opłata	740 zł netto (24 mce)*	2 880 zł netto (24 mce) *	5 520 zł netto (24 mce)*	8 160 zł netto (24 mce)*
Opłata	420 zł netto (12 mce)	1 500 zł netto (12 mce)	2 820 zł netto (12 mce)	4 140 zł netto (12 mce)

Symfonia KSeF to:

• rozwiązanie uniwersalne, z którego mogą korzystać zarówno użytkownicy oprogramowania Symfonii, jak i użytkownicy systemów innych producentów;
• oprogramowanie autorskie, stworzone specjalnie z myślą o KSeF, dzięki czemu może być rozwijane zgodnie z potrzebami naszych Klientów;
• Integracja Symfonii KSeF z programami Symfonia Handel, Symfonia Finanse i Księgowość, Symfonia eBiuro oraz Symfonia Obieg Dokumentów, zapewnia wsparcie w całym procesie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie.

Symfonia KSeF – przełom w elektronicznym fakturowaniu dla polskich przedsiębiorstw

W dobie postępującej cyfryzacji coraz więcej firm decyduje się na zautomatyzowanie procesów księgowo–finansowych oraz na korzystanie z elektronicznego obiegu dokumentów. Jednym z najważniejszych elementów tej transformacji jest krajowy system e–Faktur – (w skrócie KSeF), wprowadzony przez Ministerstwo Finansów w celu usprawnienia wymiany faktur VAT w polskim obrocie gospodarczym. W odpowiedzi na te potrzeby stworzono Symfonia KSeF, które pozwala przedsiębiorcom w pełni wykorzystać potencjał e–faktury oraz dostosować się do rosnących wymogów prawnych. Poniżej przedstawiamy kluczowe informacje o tym rozwiązaniu i jego korzyściach dla firm różnej wielkości i branży.

Czym jest Krajowy System e–Faktur?

Wprowadzanie KSeF w życie odbywa się etapami – w 2022 roku podatnicy mogli możesz skorzystać z tego systemu na zasadzie dobrowolności, natomiast od 2024 roku krajowy system e–Faktur stanie się w Polsce obowiązkowe. Oznacza to, że każdy podatnik (zarówno czynny, jak i zwolniony z VAT), chcąc wystawić fakturę, będzie musiał skorzystać z tylko system teleinformatycznego KSeF i przestrzegać jednego wzorca dokumenty w formacie XML.

Symfonia KSeF – innowacyjne rozwiązanie dla przedsiębiorstw

Z myślą o firmach, które poszukują profesjonalnego i zgodnego z przepisami narzędzia do obsługi e faktur ksef, powstało kompleksowe rozwiązanie Symfonia KSeF. Program integruje się z innymi produktami Symfonii – w tym Symfonia Handel, Symfonia Finanse i Księgowość, Symfonia eBiuro czy Symfonia Obieg Dokumentów – co umożliwia płynną wymianę dokumentami elektronicznymi i pełne wsparcie w procesie obsługi faktur. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą w jednym środowisku wystawiać, wysyłać i przechowywać faktury, a także monitorować ich status w ministerialnego ksef.

Symfonia jako producent oprogramowania posiada wieloletnie doświadczenie we wdrażaniu systemów ERP i modułów finansowo–księgowych. Dzięki temu użytkownicy systemów Symfonii mogą być pewni, że proces przejście na systemu e faktur ksef będzie przeprowadzony profesjonalnie i zgodnie z wymaganiami prawnymi. Co ważne, z Symfonia KSeF mogą korzystać również użytkownicy programów innych producentów, co czyni narzędzie rozwiązaniem uniwersalnym i dostępnym dla szerokiej grupy przedsiębiorstw.

Kluczowe funkcje i zalety Symfonia KSeF

1. Wygoda użycia

System opiera się na jednego wzorca dokumentu, czyli tzw. fakturze ustrukturyzowanej. Ułatwia to wymiany faktur VAT i komunikację z administracją publiczną. Zarówno wystawianie, jak i odbieranie faktur przebiega w sposób zautomatyzowany i zgodny z obowiązującymi przepisami.

2. Szybki zwrot VAT

Podatnicy wystawiający w 100% faktury ustrukturyzowane mogą liczyć na skrócenie terminu zwrotu VAT – z 60 do nawet 40 dni. Jest to silna motywacja dla przedsiębiorców, którzy chcą usprawnić proces rozliczeń i zoptymalizować płynność finansową firmy.

3. Pewność dostarczenia faktury

Dzięki współpracy z ministerialnego ksef, wystawiona faktura trafiła bezpośrednio do kontrahenta, co eliminuje ryzyko niedoręczenia dokumentu. KSeF gwarantuje także przechowywanie informacji przekazywanych, czyli dodatkową warstwę bezpieczeństwa dla danych i dokumentów.

4. Autoryzację użytkowników

Symfonia KSeF pozwala na nadawanie różnorodnych uprawnień w systemie – każdy użytkownik może zostać zautoryzowany zgodnie z wymaganiami firmy. Dzięki temu określone osoby mają dostęp jedynie do wybranych części aplikacji, co sprzyja bezpieczeństwu danych.

5. Bezpieczne archiwum

Całość dokumenty pozostaje w centralnym repozytorium, które pełni rolę bezpieczne archiwum. Dzięki temu przedsiębiorca zyskuje zarówno pewność prawidłowego przechowywania plików, jak i dostęp do nich z dowolnego miejsca i w dowolnym momencie.

6. Mniej formalności przy żądanie organów podatkowych

Podatnik wystawiający faktury ustrukturyzowane nie musi już przedstawiać JPK_FA na żądanie organów podatkowych, ponieważ niezbędne informacje są już w systemie KSeF. Ogranicza to liczbę czynności administracyjnych i usprawnia weryfikację dokumentów.

Symfonia Finanse i Księgowość oraz Symfonia Handel

Bezproblemowe przejście na nowe wymogi prawne

Od 2024 roku stosowanie krajowego systemu e–Faktur stanie się w Polsce obowiązkowe, co w praktyce oznacza konieczność dostosowania przedsiębiorstwie do nowego modelu wystawiania i odbierania dokumentów. Wdrożenie systemu KSeF w oparciu o Symfonia KSeF pozwala przeprowadzić ten proces płynnie i terminowo – zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów.

Co więcej, dzięki ścisłej współpracy z rządową platformą, Symfonia na bieżąco aktualizuje oprogramowanie, dbając o spełnienie pojawiających się wymagań legislacyjnych oraz wprowadzanie kolejnych ulepszeń. W efekcie klienci mają pewność, że korzystają z zawsze aktualnego narzędzia, przygotowanego na zmieniające się warunki prawno–technologiczne.

Dlaczego warto wybrać Symfonia KSeF?

• Kompleksowa obsługa: integracja z kluczowymi modułami, takimi jak Symfonia Finanse, Symfonia Handel czy Symfonia eBiuro.
• Skalowalność i uniwersalność: rozwiązanie skierowane do użytkowników zarówno systemów Symfonii, jak i innych producentów.
• Zgodność z przepisami: ciągłe dostosowanie funkcjonalności do wymagań prawnych i technologicznych Ministerstwa Finansów.
• Oszczędność czasu i kosztów: automatyzacja procesów wystawiania, odbioru i archiwizacji faktur, a także ograniczenie formalności przy kontrolach.
• Bezpieczeństwo danych: przechowywanie informacji przekazywanych w bezpieczne archiwum i autoryzacja dostępu dla wybranych pracowników.

Podsumowanie

Symfonia KSeF to nowoczesne narzędzie, które ułatwia przedsiębiorcom dostosowanie się do wymogów krajowego systemu e faktur oraz korzystanie z zalet, jakie niesie wymiany faktur ustrukturyzowanych. Dzięki integracji z programami Symfonia Handel i Symfonia Finanse i Księgowość, rozwiązanie obejmuje cały proces obsługi dokumentów elektronicznych – od wystawienia poprzez wysyłkę i autoryzację aż po archiwizację.

Wraz z perspektywą obowiązkowego korzystania z KSeF w 2024 roku, wdrożenie Symfonii KSeF to nie tylko wygoda użycia, ale przede wszystkim bezpieczna inwestycja w przyszłość firmy. Ustandaryzowane faktury ustrukturyzowane, szybki zwrot VAT, pewność dostarczenia faktury oraz automatyzacja procesów administracyjno–księgowych – to tylko niektóre z korzyści płynących z tej innowacji. Niezależnie od branży, wielkości przedsiębiorcy czy stosowanego systemu IT, Symfonia KSeF zapewnia pełną zgodność z prawem, bezpieczeństwo oraz wygodę w obsłudze e–faktur.