Symfonia Obieg Dokumentów

Kluczowe funkcjonalności tego modułu :

• Rejestracja dokumentów – faktury papierowe są skanowane, a wbudowany silnik OCR wspomaga wprowadzenie informacji do systemu. Następnie zostają automatycznie zarejestrowane w elektronicznym dzienniku.
• Procedura obiegu – pozwala odzwierciedlić nawet skomplikowane procesy i umożliwia wielostopniową akceptację faktury uzależnioną np. od jej wartości.
• Stworzono usprawnienie wprowadzania kosztów dzięki użyciu schematów księgowych i imporcie kosztów z excela. System umożliwia tworzenie zaawansowanych automatów kosztowych uwzględniających kontrahenta, podział procentowy i kwotowy. Szybkie wprowadzenie kosztów jest możliwe także poprzez zaimportowanie danych z pliku excel.
• Specjalny widok managerski – zapewnia szybką akceptację faktur przez managerów. System umożliwia wgląd do faktury z poziomu pulpitu użytkownika bez konieczności otwierania dokumentu. Specjalne plakietki podsumowują najważniejsze informacje o fakturze pozwalając na szybkie podjęcie decyzji o akceptacji

Obsługa korespondencji

Pożegnaj papierowe dzienniki, arkusze kalkulacyjne i foldery sieciowe. Ewidencja korespondencji może być o wiele prostsza !

W systemie dokonasz szybkiej i profesjonalnej ewidencji korespondencji przychodzącej, wychodzącej i wewnętrznej zgodnie z najlepszymi praktykami obsługi kancelaryjnej.

Rejestrując dokumenty nie musisz po raz kolejny uzupełniać tych samych pól. Korzystaj z systemowych słowników i bazy kontaktów. Wraz z wpisem rejestrowym w systemie Symfonia Obiegu Dokumentów tworzony jest dokument odpowiedniego typu. Uporządkowana struktura dzienników, mechanizmy filtrów, szukanie po kodzie kreskowym umożliwią odnalezienie wpisu w kilka sekund.

Umowy
Dzięki Symfonia Obieg Dokumentów połączysz ewidencję z zeskanowanymi treściami umów, które później możesz przejrzeć także za pomocą e-maila.

Zyskujesz :

• Wygodny i intuicyjny dostęp do wszystkich zawartych umów i aneksów ;
• Możliwość kontrolowania procesów przeglądania, akceptacji i zawierania umów ;
• Dostęp do generatora treści umów i obsługi ich wersji ;
• Aktywne wsparcie uczestników procesu przygotowania i zawierania umów dzięki narzędziom umożliwiającym szybką komunikację ;
• Wsparcie na każdym etapie procesu zawierania umowy poprzez parametryzowanie jego etapów i automatycznych punktów kontrolnych ;
• Automatyczne podpowiedzi i zadania wynikające ze skonfigurowanego procesu ;
• Wygodną ewidencję wszystkich dokumentów i plików związanych z procesem zawierania umowy
• Automatyczne przypomnienia o terminach ważności umów.

Sprawy
Zapewnia powiązanie ze sobą dokumentów, kontrolę terminowości oraz ich właściwą kategoryzację.

Możesz dokonać organizacji dokumentów na wiele sposobów:

• Stworzyć elektroniczne koszulki na dokumenty i przechowywać je w jednym miejscu jako ciąg korespondencji wraz z załącznikami i historią dekretacji i akceptacji;
• Sprawę w Sage Obieg Dokumentów możesz wykorzystać jako checklistę, np. kiedy przygotowujesz i negocjujesz umowę lub realizujesz zamówienie. W jednym miejscu zbierz listę zadań i dokumentów;
• Sprawie możesz założyć zakładkę, w której w zależności od procesu biznesowego możesz dodawać pozycje sprawy zakupowej, sprzedażowej etc.;
• Sage Obieg Dokumentów rejestruje wszystkie czynności realizowane w systemie w kontekście sprawy. Dostęp do jej historii pomoże Ci w szybki sposób odtworzyć przebieg wybranej sprawy;
• Każda sprawa pozwala ściśle kontrolować, kto ma dostęp do zgromadzonych w niej danych i w jakim zakresie;
• Każdą sprawę możesz omawiać ze współpracownikami bezpośrednio za pośrednictwem kartoteki.

Delegacje
Rozliczanie delegacji wymaga poświęcenia wielu godzin, zarówno przez personel księgowości, jak i pracowników i ich przełożonych. W Symfonia Obieg Dokumentów obsłużysz proces delegacji w prosty, intuicyjny, szybki i przyjazny sposób.

System umożliwia nie tylko szybkie wypełnienie wniosku o delegację, ale także upraszcza następujące procesy:

• Dodawanie polecenia wyjazdu służbowego krajowego;
• Obsługa wypłat zaliczki w gotówce lub przelewem;
• Generowanie druku delegacji w formacie .pdf;
• Wielostopniowy i konfigurowalny schemat akceptacji;
• Możliwość liczenia diety na podstawie czasu trwania delegacji lub na podstawie przejazdów;
• Rozliczanie poniesionych koszów: noclegi, przejazdy, upominki.

Poczta email
Każdą wiadomość powiążesz z klientem, sprawą lub projektem. Do obsługi poczty nie potrzebujesz osobnego programu !

Dostęp do wiadomości masz z kartoteki klienta lub sprawy. Dodatkowo aplikacja wspiera nowoczesny protokół IMAP, dzięki czemu synchronizujesz pocztę skonfigurowaną dla różnych użytkowników, na różnych urządzeniach, tworzysz oferty oraz inne dokumenty w projektach i wysyłasz je bezpośrednio z systemu.

Z każdego maila możesz utworzyć zadanie dla siebie lub innych pracowników za pomocą kilku kliknięć. Zadanie będzie mieć określony termin i przypomni o sobie w wyznaczonym czasie. Użytkownicy korzystający z konta współdzielonego zobaczą, kto zajął się wybraną wiadomością. Wysyłając wiadomości, możesz skorzystać z systemowej bazy kontrahentów lub z osobistej książki adresowej. W systemowym kliencie poczty możesz skonfigurować konta dla pojedynczych pracowników lub grup, np. handlowców czy działu wsparcia klienta

Kalendarz
Dzięki połączeniu terminów z klientami i sprawami nadajesz nowy wymiar swoim planom. Połączenie daty z projektem i klientem sprawia, że wszystkie informacje są spójne i widoczne w innowacyjny sposób.

W systemie możesz dodawać dowolne kalendarze firmowe, np. urlopów, audytów, imprez. Niezależnie od tego, czy potrzebujesz sali konferencyjnej czy samochodu służbowego, możesz zapoznać się z kalendarzem wybranego zasobu i zarezerwować go, dodając zdarzenie.

Wnioski zakupowe
Symfonia Obieg Dokumentów daje Ci dodatkowe możliwości dotyczące obsługi zamówień.

W programie możesz:

• Tworzenie dokumentów zapotrzebowania wraz z procesem akceptacji;
• Kompletacja zamówień przez dział zakupów;
• Generowanie zamówienia z szablonu, ścieżka akceptacji, wysyłka do dostawcy;
• Rozliczanie zamówień z dokumentami faktur zakupu.

---

Symfonia Obieg Dokumentów – kompleksowe rozwiązanie do elektronicznego zarządzania procesami w firmie

Symfonia Obieg Dokumentów to zaawansowane narzędzie wspierające elektroniczny obieg dokumentów. System umożliwia rejestrację dokumentów prosto ze zeskanowanych faktur papierowych, automatyczną dekretację, definiowanie ścieżek akceptacji dokumentów oraz pełną kontrolę nad przebiegiem procesów. Dzięki temu minimalizuje ryzyko wystąpienia błędów i niedotrzymania ustalonych terminów, jednocześnie zwiększając przejrzystość procedury obiegu informacji. Oprogramowanie działa w systemie operacyjnym Windows, umożliwiając dopasowanie funkcji do własnych potrzeb oraz profilu działalności firmy.

Elektroniczny obieg dokumentów – fundament nowoczesnej organizacji

Symfonia Obieg Dokumentów wspiera pełną cyfryzację dokumentów.

System umożliwia pełny elektroniczny obieg dokumentów – od zeskanowania dokumentu po jego akceptację, archiwizację i udostępnianie. Gwarantuje łatwą konfigurację obiegu dokumentów, dzięki czemu można odwzorować nawet najbardziej rozbudowane procesy biznesowe.

Moduł pozwala na efektywną pracę z plikami PDF, zeskanowanymi fakturami papierowymi oraz fakturami ustrukturyzowanymi w ramach KSeF. Dzięki automatyzacji przedsiębiorstwo zyskuje większe możliwości wykorzystania systemu i skraca czas obiegu faktur zakupowych oraz korespondencji.

Rejestracja dokumentów i OCR – szybka digitalizacja papierowych procesów

Moduł OCR umożliwia błyskawiczne przetwarzanie zeskanowanych faktur.

System automatycznie rozpoznaje dane, ograniczając ręczne uzupełnianie pól i minimalizując ryzyko błędów.

• Rejestracja dokumentów w elektronicznym dzienniku
• Automatyczne pobieranie załącznika i konwersja do plików PDF
• Obsługa faktur papierowych i ustrukturyzowanych
• Szybszy obieg faktury zakupu
• Gwarancja zgodności z procedurą obiegu informacji

Dzięki temu firma zyskuje pełne archiwum dokumentów oraz dostęp do danych dla różnych użytkowników, bez konieczności szukania dokumentów w segregatorach lub folderach sieciowych.

Ścieżki akceptacji dokumentów – pełna automatyzacja procesów

System umożliwia konfigurację ścieżek akceptacji dokumentów.

Można tworzyć złożone procesy akceptacyjne zależne od wartości faktury, komórki organizacyjnej czy rodzaju dokumentu.

• Wysyła automatyczne powiadomienia
• Zapobiega niedotrzymaniu ustalonych terminów
• Minimalizuje ryzyko wystąpienia błędów
• Umożliwia wieloetapową akceptację dokumentów

To przekłada się na większą kontrolę oraz transparentność procesów decyzyjnych.

Moduły wspierające kompleksowy obieg informacji

Obsługa korespondencji

System zastępuje papierowe dzienniki i arkusze kalkulacyjne.

• Ewidencja korespondencji przychodzącej, wychodzącej i wewnętrznej
• Wyszukiwanie po kodzie kreskowym
• Korzystanie ze słowników, kontaktów i szablonów
• Porządkowanie korespondencji w dziennikach

Umowy

Moduł umożliwia zarządzanie dokumentami umownymi w jednym miejscu.

• Dostęp do generatora treści umów
• Obsługa wersji i aneksów
• Kontrola etapów przygotowania i akceptacji
• Automatyczne przypomnienia o kończących się terminach

Sprawy

Organizacja dokumentów w formie elektronicznych koszulek.

• Checklisty i listy zadań
• Historia czynności
• Kontrola dostępu
• Pełne powiązanie dokumentów i załączników

Delegacje

Automatyzacja procesów delegacyjnych.

• Tworzenie wniosków
• Akceptacja wyjazdów
• Rozliczanie kosztów
• Liczenie diet
• Generowanie dokumentów PDF

Poczta e-mail

Obsługa wiadomości e-mail w systemie.

• Wsparcie protokołu IMAP
• Powiązania wiadomości z klientem lub sprawą
• Tworzenie zadań z maili
• Obsługa wiadomości w różnych działach
• Wysyłka dokumentów bezpośrednio z systemu

Kalendarz

Planowanie terminów i rezerwacja zasobów.

• Planowanie terminów
• Rezerwacja zasobów
• Tworzenie kalendarzy zespołów, projektów i zasobów

Wnioski zakupowe

Tworzenie, akceptacja i kontrola procesów zamówień.

• Zapotrzebowania
• Akceptacje
• Kompletacja zamówień
• Rozliczenia

Moduły i kluczowe funkcjonalności Symfonia Obieg Dokumentów

Moduł	Kluczowe funkcjonalności
Obieg dokumentów z OCR	Rejestracja dokumentów, OCR, obieg akceptacyjny, automaty kosztowe, widok managerski
Obsługa korespondencji	Rejestracja korespondencji przychodzącej, wychodzącej, wewnętrznej; słowniki; filtrowanie; wyszukiwanie; kody kreskowe
Umowy	Ewidencja umów, procesy akceptacji, wersjonowanie, przypomnienia, generator treści, kontrola etapów
Sprawy	Checklisty, historia działań, elektroniczne koszulki, kontrola dostępu, powiązania dokumentów
Delegacje	Wnioski, polecenia wyjazdu, zaliczki, rozliczenia, diety, schematy akceptacji
Poczta e-mail	Obsługa IMAP, powiązania z klientem lub sprawą, zadania z maili, wysyłka dokumentów
Kalendarz	Kalendarze zespołów, zasobów, rezerwacje, planowanie
Wnioski zakupowe	Zapotrzebowania, akceptacje, kompletacja zamówień, rozliczenia

Najważniejsze korzyści z wdrożenia Symfonia Obieg Dokumentów

• Automatyzacja i standaryzacja procesów
• Łatwa konfiguracja obiegu dokumentów
• Szybka rejestracja dokumentów prosto z zeskanowanych faktur
• Obsługa faktur ustrukturyzowanych i integracja z KSeF
• Pełna kontrola nad terminami i ścieżkami akceptacji
• Zabezpieczenie dostępu i zarządzanie uprawnieniami
• Minimalizacja ryzyka wystąpienia błędów
• Dostęp dla różnych użytkowników w jednej bazie danych
• Obieg dokumentów pakiet mini dla mniejszych firm

FAQ – Symfonia Obieg Dokumentów

Czy Symfonia Obieg Dokumentów obsługuje zarówno faktury papierowe, jak i ustrukturyzowane?

Tak, system obsługuje zeskanowane faktury papierowe oraz faktury ustrukturyzowane zgodne z KSeF.

Czy można definiować własne ścieżki akceptacji?

Tak, system umożliwia tworzenie indywidualnych ścieżek akceptacji dokumentów.

Czy Symfonia Obieg Dokumentów pozwala pracować wielu użytkownikom jednocześnie?

Tak, zapewnia dostęp różnych użytkowników z zachowaniem kontroli uprawnień.

Czy system minimalizuje ryzyko błędów?

Tak, automatyzacja procesów i OCR znacząco minimalizuje ryzyko wystąpienia błędów.

Czy system można dostosować do własnych potrzeb?

Tak, dzięki gotowym szablonom procesowym oraz możliwości konfiguracji procedur.

Podsumowanie

Symfonia Obieg Dokumentów wspiera cyfrową transformację przedsiębiorstw.

System umożliwia obsługę faktur papierowych i ustrukturyzowanych, automatyzuje ścieżki akceptacji dokumentów, usprawnia rejestrację i archiwizację oraz minimalizuje błędy i opóźnienia. Dzięki modułowej budowie i elastycznej konfiguracji stanowi narzędzie dopasowane do indywidualnych potrzeb każdej organizacji.