Symfonia Obieg Dokumentów

Kluczowe funkcjonalności tego modułu :

• Rejestracja dokumentów – faktury papierowe są skanowane, a wbudowany silnik OCR wspomaga wprowadzenie informacji do systemu. Następnie zostają automatycznie zarejestrowane w elektronicznym dzienniku.
• Procedura obiegu – pozwala odzwierciedlić nawet skomplikowane procesy i umożliwia wielostopniową akceptację faktury uzależnioną np. od jej wartości.
• Stworzono usprawnienie wprowadzania kosztów dzięki użyciu schematów księgowych i imporcie kosztów z excela. System umożliwia tworzenie zaawansowanych automatów kosztowych uwzględniających kontrahenta, podział procentowy i kwotowy. Szybkie wprowadzenie kosztów jest możliwe także poprzez zaimportowanie danych z pliku excel.
• Specjalny widok managerski – zapewnia szybką akceptację faktur przez managerów. System umożliwia wgląd do faktury z poziomu pulpitu użytkownika bez konieczności otwierania dokumentu. Specjalne plakietki podsumowują najważniejsze informacje o fakturze pozwalając na szybkie podjęcie decyzji o akceptacji

Obsługa korespondencji

Pożegnaj papierowe dzienniki, arkusze kalkulacyjne i foldery sieciowe. Ewidencja korespondencji może być o wiele prostsza !

W systemie dokonasz szybkiej i profesjonalnej ewidencji korespondencji przychodzącej, wychodzącej i wewnętrznej zgodnie z najlepszymi praktykami obsługi kancelaryjnej.

Rejestrując dokumenty nie musisz po raz kolejny uzupełniać tych samych pól. Korzystaj z systemowych słowników i bazy kontaktów. Wraz z wpisem rejestrowym w systemie Symfonia Obiegu Dokumentów tworzony jest dokument odpowiedniego typu. Uporządkowana struktura dzienników, mechanizmy filtrów, szukanie po kodzie kreskowym umożliwią odnalezienie wpisu w kilka sekund.

Umowy
Dzięki Symfonia Obieg Dokumentów połączysz ewidencję z zeskanowanymi treściami umów, które później możesz przejrzeć także za pomocą e-maila.

Zyskujesz :

• Wygodny i intuicyjny dostęp do wszystkich zawartych umów i aneksów ;
• Możliwość kontrolowania procesów przeglądania, akceptacji i zawierania umów ;
• Dostęp do generatora treści umów i obsługi ich wersji ;
• Aktywne wsparcie uczestników procesu przygotowania i zawierania umów dzięki narzędziom umożliwiającym szybką komunikację ;
• Wsparcie na każdym etapie procesu zawierania umowy poprzez parametryzowanie jego etapów i automatycznych punktów kontrolnych ;
• Automatyczne podpowiedzi i zadania wynikające ze skonfigurowanego procesu ;
• Wygodną ewidencję wszystkich dokumentów i plików związanych z procesem zawierania umowy
• Automatyczne przypomnienia o terminach ważności umów.

Sprawy
Zapewnia powiązanie ze sobą dokumentów, kontrolę terminowości oraz ich właściwą kategoryzację.

Możesz dokonać organizacji dokumentów na wiele sposobów:

• Stworzyć elektroniczne koszulki na dokumenty i przechowywać je w jednym miejscu jako ciąg korespondencji wraz z załącznikami i historią dekretacji i akceptacji;
• Sprawę w Sage Obieg Dokumentów możesz wykorzystać jako checklistę, np. kiedy przygotowujesz i negocjujesz umowę lub realizujesz zamówienie. W jednym miejscu zbierz listę zadań i dokumentów;
• Sprawie możesz założyć zakładkę, w której w zależności od procesu biznesowego możesz dodawać pozycje sprawy zakupowej, sprzedażowej etc.;
• Sage Obieg Dokumentów rejestruje wszystkie czynności realizowane w systemie w kontekście sprawy. Dostęp do jej historii pomoże Ci w szybki sposób odtworzyć przebieg wybranej sprawy;
• Każda sprawa pozwala ściśle kontrolować, kto ma dostęp do zgromadzonych w niej danych i w jakim zakresie;
• Każdą sprawę możesz omawiać ze współpracownikami bezpośrednio za pośrednictwem kartoteki.

Delegacje
Rozliczanie delegacji wymaga poświęcenia wielu godzin, zarówno przez personel księgowości, jak i pracowników i ich przełożonych. W Symfonia Obieg Dokumentów obsłużysz proces delegacji w prosty, intuicyjny, szybki i przyjazny sposób.

System umożliwia nie tylko szybkie wypełnienie wniosku o delegację, ale także upraszcza następujące procesy:

• Dodawanie polecenia wyjazdu służbowego krajowego;
• Obsługa wypłat zaliczki w gotówce lub przelewem;
• Generowanie druku delegacji w formacie .pdf;
• Wielostopniowy i konfigurowalny schemat akceptacji;
• Możliwość liczenia diety na podstawie czasu trwania delegacji lub na podstawie przejazdów;
• Rozliczanie poniesionych koszów: noclegi, przejazdy, upominki.

Poczta email
Każdą wiadomość powiążesz z klientem, sprawą lub projektem. Do obsługi poczty nie potrzebujesz osobnego programu !

Dostęp do wiadomości masz z kartoteki klienta lub sprawy. Dodatkowo aplikacja wspiera nowoczesny protokół IMAP, dzięki czemu synchronizujesz pocztę skonfigurowaną dla różnych użytkowników, na różnych urządzeniach, tworzysz oferty oraz inne dokumenty w projektach i wysyłasz je bezpośrednio z systemu.

Z każdego maila możesz utworzyć zadanie dla siebie lub innych pracowników za pomocą kilku kliknięć. Zadanie będzie mieć określony termin i przypomni o sobie w wyznaczonym czasie. Użytkownicy korzystający z konta współdzielonego zobaczą, kto zajął się wybraną wiadomością. Wysyłając wiadomości, możesz skorzystać z systemowej bazy kontrahentów lub z osobistej książki adresowej. W systemowym kliencie poczty możesz skonfigurować konta dla pojedynczych pracowników lub grup, np. handlowców czy działu wsparcia klienta

Kalendarz
Dzięki połączeniu terminów z klientami i sprawami nadajesz nowy wymiar swoim planom. Połączenie daty z projektem i klientem sprawia, że wszystkie informacje są spójne i widoczne w innowacyjny sposób.

W systemie możesz dodawać dowolne kalendarze firmowe, np. urlopów, audytów, imprez. Niezależnie od tego, czy potrzebujesz sali konferencyjnej czy samochodu służbowego, możesz zapoznać się z kalendarzem wybranego zasobu i zarezerwować go, dodając zdarzenie.

Wnioski zakupowe
Symfonia Obieg Dokumentów daje Ci dodatkowe możliwości dotyczące obsługi zamówień.

W programie możesz:

• Tworzenie dokumentów zapotrzebowania wraz z procesem akceptacji;
• Kompletacja zamówień przez dział zakupów;
• Generowanie zamówienia z szablonu, ścieżka akceptacji, wysyłka do dostawcy;
• Rozliczanie zamówień z dokumentami faktur zakupu.