Symfonia Obieg Dokumentów

Kluczowe funkcjonalności tego modułu :

• Rejestracja dokumentów – faktury papierowe są skanowane, a wbudowany silnik OCR wspomaga wprowadzenie informacji do systemu. Następnie zostają automatycznie zarejestrowane w elektronicznym dzienniku.
• Procedura obiegu – pozwala odzwierciedlić nawet skomplikowane procesy i umożliwia wielostopniową akceptację faktury uzależnioną np. od jej wartości.
• Stworzono usprawnienie wprowadzania kosztów dzięki użyciu schematów księgowych i imporcie kosztów z excela. System umożliwia tworzenie zaawansowanych automatów kosztowych uwzględniających kontrahenta, podział procentowy i kwotowy. Szybkie wprowadzenie kosztów jest możliwe także poprzez zaimportowanie danych z pliku excel.
• Specjalny widok managerski – zapewnia szybką akceptację faktur przez managerów. System umożliwia wgląd do faktury z poziomu pulpitu użytkownika bez konieczności otwierania dokumentu. Specjalne plakietki podsumowują najważniejsze informacje o fakturze pozwalając na szybkie podjęcie decyzji o akceptacji

Obsługa korespondencji

Pożegnaj papierowe dzienniki, arkusze kalkulacyjne i foldery sieciowe. Ewidencja korespondencji może być o wiele prostsza !

W systemie dokonasz szybkiej i profesjonalnej ewidencji korespondencji przychodzącej, wychodzącej i wewnętrznej zgodnie z najlepszymi praktykami obsługi kancelaryjnej.

Rejestrując dokumenty nie musisz po raz kolejny uzupełniać tych samych pól. Korzystaj z systemowych słowników i bazy kontaktów. Wraz z wpisem rejestrowym w systemie Symfonia Obiegu Dokumentów tworzony jest dokument odpowiedniego typu. Uporządkowana struktura dzienników, mechanizmy filtrów, szukanie po kodzie kreskowym umożliwią odnalezienie wpisu w kilka sekund.

Umowy
Dzięki Symfonia Obieg Dokumentów połączysz ewidencję z zeskanowanymi treściami umów, które później możesz przejrzeć także za pomocą e-maila.

Zyskujesz :

• Wygodny i intuicyjny dostęp do wszystkich zawartych umów i aneksów ;
• Możliwość kontrolowania procesów przeglądania, akceptacji i zawierania umów ;
• Dostęp do generatora treści umów i obsługi ich wersji ;
• Aktywne wsparcie uczestników procesu przygotowania i zawierania umów dzięki narzędziom umożliwiającym szybką komunikację ;
• Wsparcie na każdym etapie procesu zawierania umowy poprzez parametryzowanie jego etapów i automatycznych punktów kontrolnych ;
• Automatyczne podpowiedzi i zadania wynikające ze skonfigurowanego procesu ;
• Wygodną ewidencję wszystkich dokumentów i plików związanych z procesem zawierania umowy
• Automatyczne przypomnienia o terminach ważności umów.

Sprawy
Zapewnia powiązanie ze sobą dokumentów, kontrolę terminowości oraz ich właściwą kategoryzację.

Możesz dokonać organizacji dokumentów na wiele sposobów:

• Stworzyć elektroniczne koszulki na dokumenty i przechowywać je w jednym miejscu jako ciąg korespondencji wraz z załącznikami i historią dekretacji i akceptacji;
• Sprawę w Sage Obieg Dokumentów możesz wykorzystać jako checklistę, np. kiedy przygotowujesz i negocjujesz umowę lub realizujesz zamówienie. W jednym miejscu zbierz listę zadań i dokumentów;
• Sprawie możesz założyć zakładkę, w której w zależności od procesu biznesowego możesz dodawać pozycje sprawy zakupowej, sprzedażowej etc.;
• Sage Obieg Dokumentów rejestruje wszystkie czynności realizowane w systemie w kontekście sprawy. Dostęp do jej historii pomoże Ci w szybki sposób odtworzyć przebieg wybranej sprawy;
• Każda sprawa pozwala ściśle kontrolować, kto ma dostęp do zgromadzonych w niej danych i w jakim zakresie;
• Każdą sprawę możesz omawiać ze współpracownikami bezpośrednio za pośrednictwem kartoteki.

Delegacje
Rozliczanie delegacji wymaga poświęcenia wielu godzin, zarówno przez personel księgowości, jak i pracowników i ich przełożonych. W Symfonia Obieg Dokumentów obsłużysz proces delegacji w prosty, intuicyjny, szybki i przyjazny sposób.

System umożliwia nie tylko szybkie wypełnienie wniosku o delegację, ale także upraszcza następujące procesy:

• Dodawanie polecenia wyjazdu służbowego krajowego;
• Obsługa wypłat zaliczki w gotówce lub przelewem;
• Generowanie druku delegacji w formacie .pdf;
• Wielostopniowy i konfigurowalny schemat akceptacji;
• Możliwość liczenia diety na podstawie czasu trwania delegacji lub na podstawie przejazdów;
• Rozliczanie poniesionych koszów: noclegi, przejazdy, upominki.

Poczta email
Każdą wiadomość powiążesz z klientem, sprawą lub projektem. Do obsługi poczty nie potrzebujesz osobnego programu !

Dostęp do wiadomości masz z kartoteki klienta lub sprawy. Dodatkowo aplikacja wspiera nowoczesny protokół IMAP, dzięki czemu synchronizujesz pocztę skonfigurowaną dla różnych użytkowników, na różnych urządzeniach, tworzysz oferty oraz inne dokumenty w projektach i wysyłasz je bezpośrednio z systemu.

Z każdego maila możesz utworzyć zadanie dla siebie lub innych pracowników za pomocą kilku kliknięć. Zadanie będzie mieć określony termin i przypomni o sobie w wyznaczonym czasie. Użytkownicy korzystający z konta współdzielonego zobaczą, kto zajął się wybraną wiadomością. Wysyłając wiadomości, możesz skorzystać z systemowej bazy kontrahentów lub z osobistej książki adresowej. W systemowym kliencie poczty możesz skonfigurować konta dla pojedynczych pracowników lub grup, np. handlowców czy działu wsparcia klienta

Kalendarz
Dzięki połączeniu terminów z klientami i sprawami nadajesz nowy wymiar swoim planom. Połączenie daty z projektem i klientem sprawia, że wszystkie informacje są spójne i widoczne w innowacyjny sposób.

W systemie możesz dodawać dowolne kalendarze firmowe, np. urlopów, audytów, imprez. Niezależnie od tego, czy potrzebujesz sali konferencyjnej czy samochodu służbowego, możesz zapoznać się z kalendarzem wybranego zasobu i zarezerwować go, dodając zdarzenie.

Wnioski zakupowe
Symfonia Obieg Dokumentów daje Ci dodatkowe możliwości dotyczące obsługi zamówień.

W programie możesz:

• Tworzenie dokumentów zapotrzebowania wraz z procesem akceptacji;
• Kompletacja zamówień przez dział zakupów;
• Generowanie zamówienia z szablonu, ścieżka akceptacji, wysyłka do dostawcy;
• Rozliczanie zamówień z dokumentami faktur zakupu.

Symfonia – Obieg Dokumentów, czyli nowoczesne narzędzie do elektronicznego zarządzania dokumentami

Współczesne przedsiębiorstwa coraz częściej stoją przed koniecznością usprawnienia i automatyzacji procesów związanych z dokumentacją. Tradycyjne metody, oparte głównie na papierowych fakturach i ręcznym wprowadzaniu danych, nie tylko generują znaczące koszty, ale także zwiększają ryzyko wystąpienia błędów oraz niedotrzymania ustalonych terminów. Odpowiedzią na te wyzwania jest program Symfonia – Obieg Dokumentów, czyli profesjonalne oprogramowanie w pełni dostosowane do wymogów współczesnego biznesu. W niniejszym artykule przybliżymy kluczowe cechy tego systemu oraz pokażemy, w jaki sposób obieg dokumentów może być zorganizowany szybko, bezpiecznie i efektywnie.

Kompleksowe rozwiązanie w elektronicznym obiegu dokumentów

Symfonia Obieg Dokumentów to moduł, który wprowadza pełną digitalizację w firmie, od momentu rejestracja dokumentów prosto z zeskanowanych faktur papierowych, aż po zaawansowane procesy akceptacji i archiwizacji. Dzięki zintegrowanym mechanizmom OCR, system pozwala na automatyczne rozpoznawanie danych z faktur i zaczytywanie ich do elektronicznego dziennika. Proces ten znacząco minimalizuje ryzyko wystąpienia błędów związanych z manualnym wprowadzaniem informacji. Co więcej, obieg dokumentów Symfonia jest w pełni elastyczny – można go dostosować do własnych potrzeb i rozbudować o dodatkowe elementy, takie jak obsługa korespondencji czy rozliczanie delegacji.

Kluczową zaletą tego rozwiązania jest łatwa konfiguracja obiegu dokumentów, w tym definiowanie ścieżek akceptacji czy generowanie plików PDF. Dzięki temu firma zyskuje większe możliwości wykorzystania systemu, dopasowując go do specyfiki różnych obszarów działalności.

Automatyzacja skanowania i rejestracji dokumentów

W ten sposób firma zyskuje spójne, cyfrowe archiwum, do którego może uzyskać dostęp z poziomu różnych użytkowników w dowolnym momencie. Wszystkie skanowane dokumenty, w tym faktur papierowych, stają się częścią centralnej bazy danych, co umożliwia szybkie wyszukiwanie, przetwarzanie oraz pobierania załącznika w formie PDF.

Obieg faktury zakupu z wykorzystaniem ścieżek akceptacji

Elektroniczny obieg faktury zakupu to jedna z najbardziej przydatnych funkcji w codziennym funkcjonowaniu działu księgowości oraz osób odpowiedzialnych za rozliczenia. Dzięki mechanizmowi użyciu mapa akceptacji, system pozwala w przejrzysty sposób zaprojektować procesy decyzyjne – od wstępnej weryfikacji aż po akceptację faktury przez osoby decyzyjne. Tego typu ścieżkami akceptacji dokumentów można z łatwością zarządzać, zapewniając zachowanie ustalonych procedury obiegu informacji w firmie.

System generuje również automatyczne powiadomienia, które zapobiegają niedotrzymania ustalonych terminów. W efekcie znacznie zmniejsza się ryzyko wystąpienia błędów, a proces akceptacji faktur staje się klarowny i szybki.

KSeF i obsługa faktur ustrukturyzowanych

Gotowe szablony procesowe i Obieg Dokumentów – Pakiet Mini

W celu ułatwienia wdrożenia oraz przyspieszenia korzystania z systemu, Symfonia oferuje opcję stosowania gotowych szablonów procesowych, które można następnie dostosować do indywidualnych wymagań firmy. Dla mniejszych organizacji przygotowano także obieg dokumentów pakiet mini, dzięki któremu nawet niewielkie zespoły mogą wdrożyć podstawowe procesy związane z archiwizacją, wyszukiwaniem oraz przesyłaniem dokumentów. Szybkie wdrożenie i intuicyjna obsługa sprawiają, że także mniej doświadczone zespoły zyskują narzędzie wspierające codzienną pracę i porządkujące procedury obiegu informacji.

Wnioski zakupowe i dodatkowe funkcje

W ramach platformy Symfonia istnieje również możliwość tworzenia oraz obsługi wnioski zakupowe, które za pośrednictwem prostego interfejsu przechodzą kolejne kroki akceptacji. Dzięki temu dział zakupów może sprawnie kompletować listy potrzebnych towarów czy usług, generować zamówienia i przekazywać je do odpowiednich dostawców. Co ważne, wszelkie dokumenty, faktury czy korespondencja związana z daną transakcją mogą być przechowywane w jednym systemie, co minimalizuje ryzyko wystąpienia błędów oraz zapewnia przejrzystość działań.

Zabezpieczenie dostępu i praca w systemie operacyjnym Windows

Elastyczne dostosowanie do własnych potrzeb

Symfonia Obieg Dokumentów daje się rozbudowywać i skalować – w zależności od tego, jak duża jest organizacja i jakie procesy chce zautomatyzować. Można nie tylko korzystać z gotowych szablonów i obieg dokumentów pakiet mini, ale także wdrażać zaawansowane mechanizmy akceptacji, archiwizacji czy integracji z innymi modułami. Daje to możliwość idealnego dopasowania programu do własnych potrzeb, niezależnie od branży czy wielkości firmy.

Jednocześnie system zapewnia pełną transparentność wszystkich działań, wspiera pobierania załącznika i umożliwia szybki dostęp do informacji z poziomu różnych użytkowników. Dzięki temu każdy dział, od księgowości przez zakupy, aż po HR, może korzystać z pełni funkcjonalności oferowanych przez elektroniczny obieg dokumentów.

Podsumowanie

Symfonia Obieg Dokumentów to kompleksowe rozwiązanie umożliwiające sprawne zarządzanie każdym typem dokumentacji – od faktur papierowych i zeskanowanych faktur, przez faktur ustrukturyzowanych, aż po korespondencję i wnioski zakupowe. System nie tylko usprawnia rejestrację dokumentów oraz monitorowanie ścieżkami akceptacji dokumentów, lecz również minimalizuje ryzyko wystąpienia błędów i niedotrzymania ustalonych terminów. Wszystko to odbywa się w przyjaznym środowisku, z możliwościami elastycznej konfiguracji i pracy na systemie operacyjnym Windows.

Wdrażając Symfonia Obieg, przedsiębiorstwa zyskują większe możliwości wykorzystania systemu w automatyzacji procesów biznesowych, zabezpieczaniu dostępu do ważnych danych i wyeliminowaniu manualnych, czasochłonnych procedur. Takie podejście usprawnia działanie całej organizacji, zapewniając profesjonalny, nowoczesny i efektywny elektroniczny obieg dokumentów dopasowany do zmieniających się wyzwań rynku.