Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) jest ważnym dokumentem, który potwierdza dostarczenie dokumentu do właściwego urzędu. W przypadku mikroprzedsiębiorców i nowego obowiązku przesyłania raportów JPK_VAT UPO stanie się nieodzownym elementem comiesięcznego rozliczania się z fiskusem.
UPO powinno zawierać:
- pełną nazwę podmiotu publicznego, któremu doręczono dokument elektroniczny,
- datę i godzinę doręczenia rozumiane jako data i czas wprowadzenia albo przeniesienia dokumentu elektronicznego do systemu teleinformatycznego podmiotu publicznego,
- datę i godzinę wytworzenia urzędowego poświadczenia odbioru.
Uzyskanie Urzędowego Potwierdzenia Odbioru jest ostatnim elementem procesu przesyłania pliku JPK_VAT do Ministerstwa Finansów. Jest ono generowane automatycznie i zazwyczaj powinno móc się je pobrać z aplikacji, za pośrednictwem której jest generowany i przesyłany raport w formie JPK – możliwość taką daje np. rozwiązanie Sage Symfonia 2.0.
UPO dostępne jest, jeśli proces przesyłania dokumentu przebiegł poprawnie, tzn. wtedy gdy Ministerstwo Finansów zakończyło przetwarzać przesłany JPK. Potwierdzenie zapisane jest w formacie PDF, co oznacza, że do jego odczytu wymagane jest odpowiednie oprogramowanie (Adobe Reader). Ministerstwo Finansów zwraca uwagę, że w przeglądarkach internetowych typu Firefox i Chrome pliki te nie są wyświetlane poprawnie, dlatego najlepszym rozwiązaniem dla podatnika jest instalacja bezpłatnego programu Adobe.
Dostępny na stronach Ministerstwa Finansów Formularz Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO_JPK) dla plików JPK umożliwia: pobranie i zarchiwizowanie potwierdzenia odbioru pliku JPK, który otrzymał „status 200″ (status potwierdzający, że fiskus prawidłowo odebrał i zatwierdził dany JPK) oraz podgląd i wydruk UPO dla pliku JPK.
Jak zdobyć UPO dla wysyłanego JPK?
Aby uzyskać UPO dla danego JPK, musi on zostać zatwierdzony przez organ skarbowy, czyli uzyskać kod statusu 200. Uzyskanie UPO jest więc możliwe wyłącznie dla prawidłowo wygenerowanych i przesłanych plików. To z kolei oznacza, że UPO nie można uzyskać w momencie ich przesyłania na serwery Ministerstwa Finansów – potwierdzenia są gotowe do pobrania po jakimś czasie – od kilku do kilkunastu godzin.
Status wysyłki pliku można sprawdzić w oprogramowaniu służącemu generowaniu i wysyłaniu JPK. W przypadku korzystania z Uniwersalnej Bramki Dokumentów można to zrobić w zakładce „Historia”, w menu głównym aplikacji klienckiej MF (Klient JPK),
Zaleca się archiwizować wygenerowane w formacie PDF UPO jako potwierdzenie wypełnienia przez podatnika obowiązku oraz na potrzeby kontroli ze strony organów skarbowych.
